Šiandien su vienu bendradarbiu apsikeitėm trumpom nuomonėm apie “populiariosios psichologijos” (įskaitant populiariąją vadybą, savipagalbos, “uždirbk milijoną nieko neveikdamas” stiliaus knygas). Čia mūsų nuomonės išsiskyrė: jo manymu, jei tokios knygos padėtų, tai visi aplink labai greitai taptų milijonieriais. Mano pozicija kita: tokiose knygose yra daug naudingos informacijos, tačiau neužtenka ją “atfiltruoti” ir perskaityti. Dar reikia taikyti praktikoje. Tarkim, imam kad ir šią, atminčiai lavinti skirtą knygą. Įvairūs tyrimai parodė, kad smegenims dirbti reikalingas deguonis ir gliukozė. Knygoje apie tai taip pat rašoma. Žinoma, daugelis mūsų šiuos faktus yra girdėjęs ir prieš tai — kad ir iš mokyklinės biologijos kurso. Tačiau ar daugelis dėl to stengiasi? Knyga sako — venk rūkymo, sportuok, kad pagerėtų kraujo apytaka, sveikai maitinkis, kad smegenys gautų visų reikalingų maistingųjų medžiagų. O žmogus?.. Jei jis perskaito, dažnai pagalvoja — nieko naujo, jau seniai tai žinau, ir lieka prie savo senų įpročių. O įprotis nėra lengvai išmetamas ir įgyjamas. Sakoma, įpročio pilnam susiformavimui gali užtrukti net ir trijų-keturių savaičių trukmės kasdienio darbo. Tokiu atveju nepadės ir tūkstančiai perskaitytų knygų. Aprašyti galima daug ką, bet nepritrūkti valios taikyti aprašytas žinias ir išmintį yra daug sudėtingiau. Žinoma, efektas kažkiek priklauso ir nuo knygos. Kai kurios jų parašytos tokiu stiliumi, kad tiesiog “pažadina” tinginį ir priverčia tą pačią minutę keltis bei eiti daryti kažką naudingo ;-)
Pilstymo užtenka. Prašom: dešimtasis skyrelis. Sausio septynioliktosios vakarui.
Įsiminti daugiau įsimenant mažiau. Skamba paradoksiškai?Tačiau tame yra paslėpta tiesa: kuo daugiau smulkmenų tenka prisiminti, tuo jas prisiminti visas sunkiau. Taigi, informaciją, kuri nėra ypatingai reikalinga kiekvieną akimirką, galima “iškelti” į išorines laikmenas (bylos, “post-it” lapeliai, “to-do” darbų sąrašai, darbo kalendoriai ir pan.). Knyga pateikia kelis patogius informacijos “iškėlimo” būdus, priklausomai nuo informacijos tipo:
Slaptažodžių failas. El.paštas, krūva interneto svetainių, el.bankininkystė, spaudos prenumerata… Visur — vartotojo vardas ir slaptažodis. Be to, slaptažodžius reikia kartais keisti (saugumo sumetimais arba “priverstinai”, pasibaigus slaptažodžio galiojimo laikui). Galima visur naudoti tą patį slaptažodį. Bet tai nėra saugu (socialinė inžinerija šiais laikais gerai išsivysčiusi, ir jei kur nors nutekės Jūsų vienintelis slaptažodis… Verčiau jau taip nenutiktų ;-) ). Failas gali būti tiek popierinio formato, galbūt net su atskirais lapais pagal slaptažodžių kategorijas, tiek elektroninis (Word/Excel dokumentas ar panašiai). Žinoma, kiekvienu atveju būtina naudoti tam tikras saugumo priemones, kad slaptažodžiai nepatektų pašaliniams žmonėms. Elektroninį dokumentą — šifruoti, popierinius — arba šifruoti savo sugalvotu šifru, arba laikyti kur nors seife (jei tokį turite). Ar kur nors paslėpti. Taip pat tam skirta nemažai programų — ieškokite Google arba naudokit atviro kodo PasswordSafe. Informacijos laikmenas verta turėti dvi: vieną, kurią naudojate, ir dar vieną atskirai, ekstra atvejui, praradus ar sugadinus pirmąją.
Užraktų kodų failas. Panašiai yra ir su PIN, durų, seifų skaitmeniniais kodais. Verta saugoti atskirai nuo slaptažodžių. Galima naudoti tas pačias slaptažodžių programas. Nors dažniausiai naudojamus kodus ir slaptažodžius pavyksta lengvai atsiminti, tačiau naudojami rečiau gali greitai pasimiršti.
Raktažodžiai. Slaptažodį, jei jis nėra beprasmis raidžių, skaičių ir ženklų rinkinys, gali palengvinti atsiminti tam tikri raktažodžiai. Pavyzdžiui, jei kažkur yra panaudotas “taip visų mėgstamas slaptažodis” motinos mergautinė pavardė, galima užsirašyti raktažodį “mamytė”. Šis variantas tinka naudoti viešesnėse vietose, kur nesinori išsitraukti tikrųjų slaptažodžių rinkinio.
“Tickler” (kažkur girdėjau lietuvišką vertimą “asmeninė registratūra”). Informaciją rūšiuoti gali padėti įvairaus tipo kartotekos. Jose galima laikyti įvairius dokumentus, su kuriais reikia atlikti tam tikrus veiksmus. Platus išdėstymo variantų pasirinkimas — pagal datą, tipą, grupę ir panašiai.
Darbo knyga, kalendorius. Šiais laikais — platus tiek popierinių, tiek elektroninių darbo kalendorių pasirinkimas. Popierinį verta rinktis turintį atskirą puslapį kiekvienai darbo dieną, išsegamais arba išplėšiamais lapais (kad prireikus greitai galėtumėt pasiimti su savimi, ir nereikėtų tampytis visos knygos). Elektroninio kalendoriaus atveju (Microsoft Outlook, Mozilla Calendar Project, Evolution ar, pavyzdžiui, Google Calendar) reikia neužmiršti reguliariai daryti atsargines kopijas. Taip pat, esant itin svarbiai dienos informacijai išvykstant, verta ją atsispausdinti — kelionės metu gali sugesti kompiuteris. Tuomet popierinis variantas išgelbės.
Daiktai turi turėti savo vietą. Tam, kad jų kiekvieną kartą nereikėtų ieškoti ir bandyti prisiminti, kur buvo padėti. Raktai, mobilus telefonas, užrašų knygelė, MP3-grotuvas ir kiti dažnai nešiojami daiktai.
Priminimo ženklai. Verta savo kelyje palikti priminimo ženklus. Skolintą iš bibliotekos knygą galima padėti ant portfelio, kuris pasiimamas su savimi. Ant durų priklijuoti raštelį apie neišneštas šiukšles, ir pan.
Pasiimti daiktus iš vakaro. Sunkiausia, kai reikia viską susikrauti ir išskubėti. Tuomet — įtampa, stresas, mintis “ar nieko nepamiršau” — neišvengiami. Tad geriausia visa tai sutvarkyti dar vakare. Beje, man vienu metu teko dažnai skraidyti lėktuvais iš Lietuvos, tad savo kišeniniame kompiuteryje laikiau reikalingų visoms kelionėms pasiimti daiktų sąrašą: t.y. pasas, piniginė, mobilus telefonas, drabužiai, kojinės, dantų šepetėlis, mini vaistinėlė, telefono kroviklis ir t.t. Nepaprastai geras dalykas. Vakare tiesiog pereini per sąrašą ir sudėlioji pliusiukus susirinkdamas daiktus. Iš ryto — jokio galvos skausmo.
Darbų (To-do) arba pasitikslinimo (Checklist) sąrašai. Juos galima daryti tokius, kokie patogiausi — vieno ar kelių stulpelių, rašant prioritetus, tikėtinas darbo įvykdymo datas ir kritines pabaigos data (deadlines), datą, kada darbas realiai atliktas ir pan.
Vizitinių kortelių tvarkymas. Dažna situacija, kai susirenkama daug vizitinių kortelių, ir sunku pasakyti, kokiom aplinkybėm buvo sutiktas tam tikras žmogus bei kodėl jo kontaktai paimti. Tad verta su savimi nešiotis rašiklį, ir iš karto, kai tik leidžia etika, ant kitos kortelės pusės užsirašyti trumpą informaciją: kas tai per žmogus (jei nėra priekinėje pusėje — tikslios pareigos, veiklos sritis), kada sutiktas (data), ir, jei tai svarbu, kodėl apsikeista kontaktine informacija (gali būti netgi koks nors “to-do” tipo įrašas — tada ir tada su juo susisiekti ir pranešti apie tokius ir tokius dalykus).
Priminimai. Galima paprašyti, kad apie svarbius įvykius primintų kiti žmonės, taip pat pasinaudoti mobilaus telefono, programinės įrangos priminimais (reminders). Blogiausiu atveju tinka ir paprastas žadintuvas — pasitarnaus kaip “trigeris”, primenantis apie kažką svarbaus.
Skelbimų lentos. Tam tinka kamštmedžio lenta ir ant jos smeigtukais prismeigtos kortelės su priminimais. Arba tinka naudoti paprastą medinę lentą bei klijuoti Post-it tipo lapelius. Rašyti su rašikliu ant baltos rašomosios lentos, bei panašūs variantai. Svarbiausia — nepamiršti kartkartėm į šią lentą žvilgtelėti. Lentą galima pasidaryti pačiam. Čia ir čia yra du savadarbių skelbimų lentų detalūs aprašai.
Nuolatinis bloknoto ar užrašų knygelės nešiojimasis. Visur ir visada. Vietoje to galima naudoti mažą diktofoną (šiuolaikiniai MP3 grotuvai ar telefonai dažnai šią funkciją turi). Tai padės padaryti trumpus minčių įrašus praktiškai bet kurioje vietoje ir bet kuriuo metu.
Darymas “į priekį”. Jei yra laiko, galima atlikti tam tikrus nedidelius darbus, kuriuos reikėtų daryti vėliau. Tarkim, užmokėti pastačius automobilį dar neprasidėjus apmokėjimo laikui (situacija: statant automobilį į mokamą vietą, apmokestinamas stovėjimas nuo 9.00 val. ryto, o automobilis pastatytas dar gerokai likus iki aštuonių — tuomet geriau sumokėti iš karto, net ir už galimą papildomą laiką, nei po to bėgti mėtyti monetas kokio nors susirinkimo viduryje).
Susitikimų tvarkaraščio ir rezultatų formos. Patogu išplėsti savo darbo kalendorių atskiru susitikimų tvarkaraščiu, kuriame, be valandomis sužymėto laiko, stulpeliuose būtų įmanoma nurodyti papildomus duomenis. Pavyzdžiui, kompanija, kontaktinis asmuo, vieta, tikslas, kiti komentarai. Taip pat po susitikimo iš karto užpildžius specialią formą apie susitikimo eigą, vėliau bus mažiau pamiršta. Formos formatas gali būti laisvas, turintis laukelius, priklausomus nuo darbo pobūdžio. Pavyzdžiui, pristatant ir parduodant prekes: data, kompanija, adresas, telefonas, email, produktai, rezultatai, kita informacija. Tokias korteles, jau dalinai užpildytas, nesunku pasiimti su savimi prieš išvykstant į susitikimą su klientais.
Protokolas. Verta trumpai protokoluoti visus esminius teminius įvykius, kad ir susitikimus su klientais. Žurnale trumpai, vienoje ar keliose eilutės stulpeliais susirašyti tokio ar panašaus pobūdžio informaciją: kompanija, kontaktas, interesai, kas buvo padaryta ir kokie rezultatai, data. Turint tokį žurnalą, galima greitai apžvelgti esminę tam tikro laikotarpio informaciją ir atliktus darbus.
Lapeliai su užrašais. Juos galima dėti pagal reikalingą darbų atlikimo datą į atskirus vokus ar atskirus failus. Kiekvienai dienai — kitas vokas/failas. Skirtingos lapelių spalvos ar sutartiniai simboliai gali reikšti skirtingus prioritetus.
Savos sistemos sukūrimas. Naudojantis aprašytomis bei savomis idėjomis, galima sukurti puikią savo informacijos valdymo sistemą, padėsiančią prisiminti visa tai, ko nebūtina laikyti atmintyje.
Svarbu ne tik užsivesti informacijos tvarkymo sistemą, bet nepamiršti ja pasinaudoti — darbo pradžioje ar pabaigoje peržvelgti reikalingą šios ir kitos dienos informaciją ir susipažinti su detalėmis. O vėlesnių įvykių detales galima ir nesistengti atsiminti — tai ir vadinama “įsiminti daugiau įsimenant mažiau”.
Laukite tęsinio ;-)
Ankstesnis straipsnis: 30 dienų atminties gerinimui. 9 diena.
RSS
